Raus aus dem Ausschreibungsdruck: So bleiben Bau-KMU handlungsfähig

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Belastungen | Interne Erleichterung | Tipps für den Bewerbungsprozess | Zusätzlich Auftragskanäle

Öffentliche Ausschreibungen gelten in Deutschland als das zentrale Instrument, um Bauleistungen fair, transparent und nachvollziehbar zu vergeben. Leistungsumfang, Fristen und Anforderungen sind dabei vergleichsweise klar definiert, und

die Vergabe folgt festen Regeln. Gerade in der Theorie klingt das nach einem System, von dem alle profitieren: Auftraggeber erhalten Angebote im Wettbewerb, während Bauunternehmen ihre Leistungen unter gleichen Bedingungen anbieten können. Zusätzlich soll die verpflichtende Aufteilung in Lose auch kleineren und mittelständischen Betrieben ermöglichen, sich an öffentlichen Bauvorhaben zu beteiligen, unabhängig davon, ob sie zu den „Großen“ der Branche gehören, wobei der Losgrundsatz im Zuge von Beschleunigungsdebatten teilweise auch zur Diskussion steht.

In der Praxis wird jedoch deutlich, dass öffentliche Ausschreibungen für KMUs vor allem Preisdruck, monetäre Kosten und psychologische Belastung mit sich bringen, trotz erster Vereinfachungen im Unterschwellenbereich seit 2026. Laut einer IFM-Studie aus dem Jahr 2024 kann alleine die Teilnahme an einer kommunalen Ausschreibung bei sehr kleinen (bis 9 Beschäftigte) Bauunternehmen im Durchschnitt rund 3.070 Euro kosten. Aufgrund von Skaleneffekten belaufen sich die Kosten für kleine und mittelständische Unternehmen auf nur etwa 900 bis 1.600 Euro pro Ausschreibung.

Die Angebotserstellung nimmt dabei 90% der anfallenden Kosten ein. 

Eine weitere IFD-Umfrage aus dem Jahr 2022 befragte 544 Führungskräfte in privatwirtschaftlichen Unternehmen mit mindestens 10 Beschäftigten oder mehr als 2 Mio. Euro Jahresumsatz, deren Unternehmen an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen, und bat sie um eine Bewertung der Zusammenarbeit mit der öffentlichen Verwaltung. 

46% der Befragten halten die öffentliche Verwaltung in Deutschland für weniger leistungsfähig, wobei 16% sie für kaum oder gar nicht leistungsfähig halten.

27% der Unternehmen gaben an, dass es bei öffentlichen Ausschreibungen häufiger mal zu Problemen kommen kann und nannten als Grund unter anderem großen Mehraufwand bei Formalitäten (19%), Unklarheit in den Ausschreibungen (14%) und technische Hürden bei der Vergabe (5%), Faktoren, die trotz fortschreitender Digitalisierung und E-Vergabe-Plattformen weiterhin als Praxishemmnisse wahrgenommen werden.

Als weiteren Störfaktor bei öffentlichen Ausschreibungen nannte man den Preisdruck, der entsteht, wenn sich Unternehmen bei Aufträgen immer weiter unterbieten. Eine Mitgliederumfrage der Fachgemeinschaft Bau Berlin und Brandenburg (FG Bau) ergab, dass ganze 72 Prozent der Betriebe ein unzumutbares Preisniveau als belastenden Faktor angaben. Ungeachtet dieser Belastungen werden die Bedingungen von vielen Unternehmen akzeptiert, da die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen als betriebswirtschaftlich erforderlich gilt, etwa zur Auslastung oder um Referenzen im öffentlichen Bereich aufzubauen.

In der Praxis führt genau diese Haltung jedoch häufig zu einer Abhängigkeit von Ausschreibungsprozessen und damit zu wiederkehrenden Angebotskosten ohne garantierten Auftragserfolg. 

Öffentliche Ausschreibungen können für Bauunternehmen zwar eine sinnvolle Quelle für planbare Aufträge und belastbare Referenzen sein. Gleichzeitig zeigen die beschriebenen monetären und organisatorischen Belastungen, dass Ausschreibungen nicht für jeden Betrieb und nicht in jeder Situation die effizienteste Form der Auftragsgewinnung darstellen. Insbesondere für kleinere Betriebe, bei denen der Angebotsaufwand im Verhältnis zum potenziellen Auftragsvolumen häufig stärker ins Gewicht fällt, ist das belastend.

Entscheidend ist daher weniger die Frage, ob man an Ausschreibungen teilnimmt, sondern wann und unter welchen Bedingungen. Ziel sollte es sein, Ausschreibungen nicht als notwendigen Dauerzustand zu betrachten, sondern als bewusst gewählten Bestandteil eines breiter aufgestellten Auftrags-Mix, sodass aus „Ich muss mitmachen“ zunehmend „Ich entscheide mich dafür“ werden kann. Ein zentraler Ansatzpunkt liegt dabei in der Angebotserstellung: Denn hier entsteht nicht nur der größte Aufwand, sondern häufig auch der größte Einfluss auf Wirtschaftlichkeit und Erfolg.

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"Öffentliche Ausschreibungen sind super, davon abhängig zu sein ist es nicht."

Can Bilici, Geschäftsführer der Nordwolf

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Um interne Erleichterung im Bewerbungsprozess zu gewährleisten, haben Bauunternehmer einige sehr nützliche Hebel:

1. Standardisierungen 

   Behandle deine Angebote nicht alle als individuelle Projekte, sondern als Ablauf.Ein Standardprozess reduziert Fehler, spart Zeit, macht Angebotserstellung immer wiederholbar.

   
   

   Beispiel-Schritte:     

   - Ausschreibung sichten (Bieten/ Nicht bieten)     

   - Unterlagen prüfen (Vollständigkeit)     

   - Risiken markieren (LV/ Pläne/ Termine)     

   - Kalkulation (EKT -> Zuschläge -> EP/GP)     

   - Formales Paket (Nachweise/ Formblätter)     

   - Plausibilitätscheck (Preisbild/ Risiken)     

   - Abgabe (Upload/ Signatur/ Fristen)     

   - Dokumentation fürs nächste Mal (Lessons learned)

   
   

2. Teilnahmeentscheidung (Bieten/ Nicht bieten)

   Stelle sicher, dass dein Betrieb für das ausgeschriebene Vorhaben geeignet ist.

   
   

   Fit-Check Fragen, die du dir vor einer Bewerbung ehrlich beantworten solltest:   

   
   

   - Passt die Leistung zu unserem Gewerk und Leistungsprofil?   

   - Erfüllen wir die Eignungsanforderungen (v. a. Referenzen/ Nachweise)?   

   - Haben wir Kapazitäten im geforderten Zeitraum (Personal, Geräte, ggf. Nachunternehmer)?     

   - Sind LV/ Pläne so klar, dass wir verlässlich kalkulieren können?     

   - Rechnet sich der Aufwand und die Kosten für das Angebot im Verhältnis zur realistischen Zuschlagschance? 

   
   

Passt dein Unternehmen nicht zum ausgeschriebenen Vorhaben -> lieber nicht bewerben. Das wäre die für dich wirtschaftlichste Option. 

3. Nachweise & Formales vorproduzieren

   Viele Bauunternehmer verlieren viel Zeit beim Zusammentragen der Dokumente, Referenzen und Formulare. Die Lösung ist ein digitaler "Vergabeordner", in dem alle nötigen Daten gesammelt werden können.

   
   

   Darunter z.B.:     

   
   

   - Firmenprofil (kurz/ lang)     

   - Referenzliste als Tabelle (mit Fotos/ Leistungsumfang/ Bauzeit)     

   - Ansprechpartner     

   - Nachunternehmer-Liste     

   - Standard-Eigenerklärungen     

   - Bescheinigungen (Finanzamt, BG, HWK etc.)     

   - ISO-Zertifikate     

   - Datenschutzinfos/ TOMs     

   - Präqualifizierungsnummer einreichen (nach Einreichen der PQ)

   
   

So reduzierst du den intern anfallenden Verwaltungsaufwand bei öffentlichen Ausschreibungen drastisch. Zusätzlich bietet sich die Möglichkeit, seine Bewerbung vor Abgabe extern auf Vollständigkeit und Fehler prüfen zu lassen.

Standardisierte Prozesse und vorgefertigte Ordner mit allen nötigen Daten schaffen eine Grundlage, auf der Bauunternehmer sich mit mehr Sicherheit bei öffentlichen Bauvorhaben bewerben können. Auch im Bewerbungsprozess gibt es Dinge zu beachten, die einen Gewinn des Zuschlags wahrscheinlicher machen:

1. Vermeide formale Fehler in Bewerbungen, Formularen und Referenzen

   Inhaltliche Mängel gelten als Ausschlusskriterium für Vergabestellen. Formale Mängel lassen sich in der Regel nachträglich ausbessern.

   
   

2. Bei der Vergabestelle einen Ansprechpartner finden

   Ein Ansprechpartner bei der Vergabestelle kann insbesondere in der Bieterkommunikation hilfreich sein, um fachliche und formale Unklarheiten frühzeitig zu klären. Dadurch lassen sich Fehlkalkulationen und formale Ausschlussrisiken reduzieren, ohne dass dies die Grundprinzipien der Gleichbehandlung im Vergabeverfahren berührt. Am sinnvollsten ist das in der Korrespondenzphase, da fachliche Rückfragen dort offiziell gestellt und geklärt werden können.

   
   

3. Auf regionale Vorhaben bewerben

   Wer regelmäßig in einer Region arbeitet, kann Rahmenbedingungen wie Anlieferung, Zugänglichkeit, typische Schnittstellen oder kommunale Abläufe oft besser einschätzen. Das reduziert Unsicherheit in der Kalkulation und verbessert die Planbarkeit der Ausführung.

   
   

4. Die Datenschutzstandards einhalten

   Gerade bei digitalen Vergaben kann es sinnvoll sein, nachvollziehbar darzustellen, welche Maßnahmen im Unternehmen umgesetzt sind, um Datenschutzanforderungen zu erfüllen, da Auftraggeber bzw. prüfende Stellen solche Punkte je nach Verfahren zunehmend mitberücksichtigen.

   
   

5. Referenzen richtig einreichen

   Referenzen sind ein wichtiges Kriterium bei Bewerbung auf ein öffentliches Bauvorhaben. Dafür gibt es die Referenzbescheinigung für Bauleistungen, das Formblatt 444. Dieses sollte inhaltlich korrekt ausgefüllt werden und zum ausgeschriebenen Vorhaben passen, da inhaltliche Mängel als Ausschlusskriterium für Vergabestellen gelten. Formale Mängel lassen sich in der Regel nachträglich ausbessern.

   
   

6. Nur genau das liefern, was in der Bewerbung erfragt wird

   Das Einreichen von mehr Unterlagen als die, die gefordert sind, ist in der öffentlichen Auftragsvergabe riskant, da es gegen das strenge Gebot der Formaleinhaltung verstößt und oft zum Ausschluss des Angebots führt. Wenn die zusätzlichen Daten beispielsweise Informationen enthalten, die den Ausschreibungsbedingungen widersprechen oder diese ergänzen (z.B. eigene AGB oder technische Abweichungen), wird dies rechtlich als unzulässige „Änderung an den Vergabeunterlagen“ gewertet. Um die Vergleichbarkeit und Gleichbehandlung aller Bieter zu gewährleisten, darf die Vergabestelle solche Angebote meist nicht werten, selbst wenn der Bieter eigentlich fachlich geeignet wäre.

   
   

Nachdem die internen Abläufe rund um Ausschreibungen klar strukturiert sind, stellt sich im nächsten Schritt die Frage, wie sich die Auftragsgewinnung insgesamt breiter aufstellen lässt. Denn auch ein effizienter Angebotsprozess ändert nichts daran, dass Ausschreibungen weiterhin mit Vorleistung und ungewissem Ausgang verbunden sind. 

Eine Möglichkeit, trotzdem an öffentlichen Projekten teilzuhaben, ist der Einstieg als Subunternehmer beim Bieter, der den Zuschlag erhalten hat: So kann eine neue Referenz gesammelt werden, ohne dass der Auftrag selbst gewonnen werden musste und ohne den vollständigen Ausschreibungsaufwand tragen zu müssen.

Wer öffentliche Ausschreibungen darüber hinaus nur als Ergänzung sieht oder bewusst unabhängiger davon werden möchte, sollte zusätzlich Auftragskanäle stärken, die ohne formale Vergabeverfahren funktionieren.

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"Referenzen sind ein automatischer Hebel, den du in deiner Außendarstellung besser nutzen kannst."

Can Bilici, Geschäftsführer der Nordwolf

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1. Google Ads/ Bezahlte Werbung

   Google Ads ist im Jahr 2026 ein unverzichtbares, aber kostenintensives Werkzeug, das zuverlässig hochwertige Aufträge generiert, aber nur durch professionelle Optimierung und eine starke Vertrauensbasis (Bewertungen) rentabel bleibt. Es ist empfehlenswert, diese Leistung an eine spezialisierte Agentur auszulagern.

2. Websites, die wirklich Anfragen erzeugen

   Eine Website, die auf Basis von Verkaufspsychologie und Nutzerfreundlichkeit aufgesetzt ist, verringert die Absprungrate und vereinfacht dem Nutzer den Weg von der Startseite zum Kontakt.

   
   

   Wichtige Hebel:

   
   

        - Vertrauen und Transparenz: Trust-proof ist einer der wichtigsten verkaufspsychologischen Hebel. Füge echte Rezensionen, deine Alleinstellungsmerkmale, Zertifikate und Siegel direkt unter deinem Header ein. Echte Beweise für deine gute Arbeit senken die Hemmschwelle für eine Anfrage.

   
   

       - Informations-Overload vermeiden: Reduziere deine Seite auf den nötigsten Inhalt und halte Texte kurz und informativ.

   
   

        - Benutzerfreundlicher Aufbau: Überlege dir einen logischen Ablauf, bei dem der Nutzer alle nötigen Infos erfährt, bevor er das Kontaktformular erreicht.

   
   

        - Referenzen/ Case Studies: Detaillierte Referenzen und Case Studies zeigen potenziellen Kunden genau, wie du arbeitest und was du schon gemacht hast. Das mindert die Hemmungen eines Nutzers, bei dir anzufragen.

   
   

        - Leistungen: Eine gute Faustregel für professionell dargestellte Leistungen besagt: Eine Leistung = Eine Unterseite. So kannst du deine Leistungen inhaltlich präzise präsentieren, sie für Kunden verständlich machen und mit Referenzen anreichern.

   
   

3. Suchmaschinenoptimierung/ Generative Engine Optimization

   Eine gute Website allein reicht nicht aus, um für deine Zielgruppe sichtbar zu werden. Optimiere deine Website für Suchmaschinen und künstliche Intelligenzen, um langfristig organisch sichtbar zu sein.

   
   

   Wichtige Hebel:  

   - Keyword Clustering: Erstelle eine Liste aus Schlüsselbegriffen, die zu deiner Branche und deinen Leistungen passt. Daraus erstellst du Cluster und sortierst sie nach ihrer semantischen Ähnlichkeit. Somit hast du passende Keywords für deine Unterseiten und erhöhst deine Sichtbarkeit dafür. 

   - Local SEO: Local SEO bedeutet, seine Website regional sichtbar zu machen. Besonders relevant ist das für Bauunternehmen, weil die meisten Kunden gezielt nach Anbietern in ihrer Nähe suchen (z.B. Sanierungsbetrieb in der Nähe). So wirst du genau dort sichtbar, wo die Anfragen entstehen.    

   - Hohe semantische Dichte in Texten: Die Absprungrate erhöht sich beim Informations-Overload. Halte die Texte kurz und informativ. Achte ebenso auf eine hohe semantische Dichte, um die Wahrscheinlichkeit einer KI Zitation zu erhöhen.     

   
   

   - Kontext: Vor allem wichtig für KI Zitation (und potenzielle Kunden): Mache auf deiner Website deutlich, wer du bist, welche Leistung du anbietest, für welches Problem, in welcher Region und für welche Zielgruppe. Damit diese Einordnung klappt, braucht die KI klare Signale. Dafür eignen sich unter anderem sauberes HTML und JS, LLM-optimierte Inhalte und ein Schema Markup. 

   
   

4. Partnernetzwerk/ Multiplikatoren

   Viele Bauaufträge entstehen nicht erst über Ausschreibungen, sondern dadurch, dass andere Akteure im Bauprozess gezielt Betriebe vorschlagen oder direkt anfragen. Wer bei diesen Stellen bekannt ist und zuverlässig abliefert, wird bei passenden Projekten häufiger mitgedacht, oft bevor ein Auftrag überhaupt öffentlich ausgeschrieben wird.

   
   

   Typische Kanäle:     

   
   

   - Partnernetzwerk     

   - Empfehlungsquellen     

   - Kooperationspartner     

   - Vermittler & Kontaktpunkte     

   - Projektquellen aus dem Umfeld     

   - Akteure, die Aufträge weitergeben

   
   

5. Social Media (als Vertrauens- & Referenzkanal)

   Social Media dient dir weniger als Auftragskanal, als dass es dir hilft, deine Sichtbarkeit zu steigern. Hier kannst du deine Kompetenz zeigen und dem Kunden die Möglichkeit geben, dein Unternehmen “behind the scenes” kennenzulernen. Das baut langfristig mehr Vertrauen auf.

   
   

   Was du posten kannst: 

   - Projektbeispiele     

   - Baustellen Updates     

   - Kompetenzen sichtbar machen

   
   

6. Wartung, Service, kleine Rahmenverträge

   Wartungsverträge, Serviceleistungen und kleine Rahmenverträge sind ein Weg, wiederkehrende Aufträge planbarer zu gewinnen und die Auslastung langfristig zu stabilisieren.

   
   

   Wichtige Hebel:     

   
   

   - Standardisierte Leistungspakete: Definiere klare Wartungs- und Servicepakete (z. B. „jährliche Wartung inkl. Prüfprotokoll“, „Winterdienst inkl. Bereitschaft“). So versteht der Kunde sofort, was enthalten ist und du reduzierst Rückfragen und Individualaufwand.   

   - Wiederkehrende Intervalle & feste Abläufe: Plane Wartungen nach festen Zyklen (monatlich, quartalsweise, jährlich). Das sorgt für regelmäßige Umsätze und hilft dir, Personal und Kapazitäten frühzeitig einzuplanen.     

   
   

   - Schnelle Reaktionszeiten & Verfügbarkeit: Gerade bei Kleinreparaturen oder Störungen sind verbindliche Reaktionszeiten ein echtes Entscheidungskriterium. Ein geregelter Service-Workflow macht dich für Auftraggeber attraktiver als reine Projektanbieter.  

   - Kombination aus Wartung + Kleinreparaturen: 

   Wartung allein ist oft klein, in Kombination mit laufender Instandhaltung entsteht jedoch ein stabiler Auftragsstrom. Ziel ist ein Modell, bei dem du nicht jedes Mal neu anbieten musst.

   
   

Fazit

Öffentliche Ausschreibungen sind in Deutschland ein zentraler Bestandteil der Vergabe von Bauleistungen und sollen Transparenz, Vergleichbarkeit und faire Wettbewerbsbedingungen schaffen. Für Bauunternehmen können sie zugleich eine sinnvolle Quelle für planbare Aufträge und belastbare Referenzen sein. In der Praxis zeigen sich jedoch gerade für kleine und mittelständische Betriebe deutliche Belastungen: Die Angebotserstellung verursacht häufig den größten Teil der monetären Aufwendungen, während zusätzlicher Zeitdruck, formale Anforderungen und Preisdruck die Teilnahme oft erschweren.

Entscheidend ist deshalb weniger die Frage, ob öffentliche Ausschreibungen grundsätzlich „gut“ oder „schlecht“ sind, sondern welche Rolle sie im eigenen Betrieb einnehmen. Wer Ausschreibungen als dauerhafte Notwendigkeit betrachtet, wird den Aufwand und die Risiken anders erleben als ein Unternehmen, das sie gezielt auswählt und organisatorisch beherrscht. Ziel sollte es sein, aus einem „Ich muss mitmachen“ zunehmend ein „Ich entscheide mich dafür“ zu machen und damit Ausschreibungen als bewusst gewählten Bestandteil eines breiter aufgestellten Auftragsmix zu nutzen.

Dafür sind vor allem drei Aspekte relevant: ein effizienter interner Angebotsprozess, der formale Fehler und unnötige Schleifen reduziert, eine realistische Teilnahmeentscheidung nach Kapazität und Wirtschaftlichkeit sowie ergänzende Auftragsquellen außerhalb der Vergabe. So entsteht mehr Planbarkeit in der Auslastung und Ausschreibungen werden vom Zwang zur Option.