Baustellendokumentation & Bautagebuch Apps: Der ultimative Guide 2026

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Was muss ein Bautagebuch enthalten? | Welche App kann ich für mein Bautagebuch verwenden? | Was sind potenzielle Risiken von digitalen Bautagebüchern? | Für wen lohnt sich eine Bautagebuch App wirklich?

Ein Bautagebuch, bzw. eine Baustellendokumentation ist Pflicht für Ingenieure und Architekten. Dennoch wird sie häufig vernachlässigt. Diese Lücke entsteht durch ein ausgelastetes Tagesgeschäft, in dem nur sporadisch Zeit für das Führen von z.B. Mängelprotokollen oder Witterungsprotokollen ist, oder wegen fehlender technischer Expertise.

Für Bauunternehmer ist das Führen eines Bautagebuchs keine Pflicht, sofern keine VOB/B im Vertrag festgelegt wurde. Dennoch ist es empfehlenswert, die Baustellen, Abläufe, Wetterbedingungen, Materialien, Geräte uvm. zu dokumentieren.

Gründe dafür sind unter anderem:

- Nachweispflicht bei Bauablaufstörungen: Eine Behinderung anzuzeigen oder eine Bauzeitverlängerung geht vor Gericht nur dann durch, wenn Ursache und Auswirkungen präzise dokumentiert sind.

- VOB/B und Individualverträge: Bauleiter sind nach § 15 VOB/B verpflichtet, Stundenlohnarbeiten täglich nachzuweisen. Bei Individualverträgen könnten Auftraggeber explizit eine Dokumentation verlangen.

- Produkthaftung und Mängelansprüche: Im Falle eines Mangels ist es häufig Pflicht, die Umstände (z.B. Wetterlage)  auf der Baustelle offenzulegen. Eine unmissverständliche Dokumentation bietet hier Entlastung.

- Ersichtlicheres Optimierungspotenzial: Das tägliche Dokumentieren ermöglicht einen schnellen Überblick über den aktuellen Baufortschritt und hilft dabei, Optimierungspotenziale auf der Baustelle oder im Betrieb frühzeitig zu erkennen.

Was muss ein Bautagebuch enthalten?

Auch wenn weder VOB noch HOAI eine feste Form für das Bautagebuch vorschreiben, sollten alle Informationen enthalten sein, die für den Bauablauf, die spätere Abrechnung und die Nachvollziehbarkeit der Ausführung relevant sind. Häufig werden dafür einfache Vorlagen, etwa in Excel, genutzt.

Entscheidend ist vor allem, dass die Dokumentation vollständig und kontinuierlich geführt wird. Nur so lassen sich wichtige Vorgänge auf der Baustelle im Nachhinein zuverlässig rekonstruieren, etwa bei Unklarheiten im Baufortschritt, bei Nachträgen oder bei der Frage, wer wann welche Leistungen erbracht hat.

1. Rahmenbedingungen und Umfeld

   Datum und Wetter, Anwesende Personen (Liste der Mitarbeiter sowie Subunternehmer)

   
   

2. Baufortschritt und Leistungen

   Tätigkeitsbeschreibung (z. B. „Wand OG 1 betoniert“), Abnahmen, ausgeführte Arbeiten nach Gewerken und verwendete Materialien

   
   

3. Abweichungen und Störungen Mängel & Behinderungen, besondere Vorkommnisse (z.B. Unfälle oder Baustopps), Anordnungen (Welche schriftlichen oder mündlichen Anforderungen hast du bekommen oder gegeben?)

   
   

4. Visueller Nachweis

   Fotodokumentation (z.B. von verdeckten Bauteilen oder Schäden)

   
   

Im Zeitalter der Technologisierung müssen Bautagebücher und Baudokumentationen keine Hürde mehr sein. Inzwischen gibt es viele verschiedene Programme für Bauunternehmer, KMUs und große Konzerne, die die Dokumentation erleichtern. Einige davon sind KI gestützt, können beispielsweise Mängelprotokolle erstellen und die digitale Baustellendokumentation unterstützen, während andere Programme vor allem die klassischen Ausschreibungs-, Vergabe- und Abrechnungsprozesse abdecken.

Welche App kann ich für mein Bautagebuch benutzen?

Software	Compa	Capmo	123erfasst	PlanRadar	RIB iTWO
Kosten	Cloud-Abo (moderat, Fokus KMU)	Cloud-Abo (mittel)	günstiges Monatsabo (Handwerk)	pro Nutzer (mittel–hoch)	Enterprise-Lizenz (sehr teuer)
Online-Funktion	Nein (WhatsApp/ Web)	Teilweise (mobil)	Ja (Offline möglich)	Teilweise	Teilweise
KI Integration	Teilweise (Berichte/ Workflows)	Kaum	Keine KI bekannt	Kaum (Tickets)	Stark (5D BIM + Analytics)
Rechtssicherheit(VOB/GAEB/DIN)	Praxisnah, gute Nachweise	Baustellen-protokolle, Nachverfolgung	Fotodoku, weniger GAEB	Sehr stark bei Mängeln & Reports	Hoch (BIM, Controlling, Ausschreibung)
Zielgruppe	KMU Bau- unternehmen& Handwerk	Bauleitung / Mittelstand	kleine Handwerks-betriebe	Mittelstand bis Großprojekte	Großprojekte, Konzerne
Besonderheiten	WhatsApp-first, extrem schnell	Plan-management /Baustellen-App	Zeiterfassung/ Bau-tagebuch kombiniert	Ticket-/Mängel- management top	Komplettsuite, aber komplex

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Für kleine und mittlere Bauunternehmen stehen vor allem Apps wie Compa oder Capmo im Vordergrund, da sie die Baustellendokumentation und Mängelverwaltung direkt vor Ort erleichtern. Umfangreiche Bausoftware-Suiten spielen dagegen meist erst bei Großprojekten eine Rolle.

Software	Bautagebuch	Mängelprotokoll	KI-Unterstützung	Anwendungsschwierigkeit
Compa	Ja	Ja	Teilweise	Sehr gering (WhatsApp-first, sofort nutzbar)
Capmo	Ja	Ja	Teilweise (Berichtsautomatisierung)	Mittel (Einarbeitung nötig, aber intuitiv)
123erfasst	Ja	Eingeschränkt	Nein	Gering–Mittel (Handwerk-fokussiert, mobil einfach)
PlanRadar	Ja	Ja	Kaum	Mittel–Hoch (viele Funktionen, eher Profi-Tool)
RIB iTWO	Ja (Modul)	Ja (App)	Ja	Hoch (Komplettsuite, Schulung erforderlich)

Was sind potenzielle Risiken von digitalen Bautagebüchern?

Trotz der weitreichenden Vorteile für Unternehmen jeder Größe, gibt es Risiken, die jedes Unternehmen für sich einschätzen muss. Gerade die Zusammenarbeit mit KI könnte zuweilen schwierig werden, denn eine KI kann halluzinieren. Füllst du beispielsweise dein Bautagebuch aus und vergisst eine wichtige Info, dann läufst du Gefahr, dass die KI versucht, diese Lücke zu füllen. Folglich kann sie plausible, aber faktisch falsche Arbeitsschritte oder Materialbezeichnungen erfinden, um die Vervollständigung eines Berichts zu erzwingen. Das Resultat sind Informationen und Daten, die du so nie eingetragen hast. Umgehen lässt sich dies durch eine konkrete, präzise Beschreibung der Infos, das Formulieren mit viel Kontext und Semantik, oder eben das klassische Probe-Lesen nach Erstellung des Dokuments.

Übergreifend können KI Halluzinationen im Falle eines Mangels oder Fehlers die Haftungsfrage drastisch erschweren. Ohne ein ordentlich geführtes Bautagebuch kann der Bauunternehmer im Schadensfall kaum nachweisen, dass er korrekt gehandelt hat, was die Erfolgsaussichten vor Gericht erheblich mindert.

Ein weiterer Risikofaktor stellt paradoxerweise die zunehmende Digitalisierung der Baubranche dar. Es kommt häufig zu IT-Sicherheitslücken, die von Cyberkriminellen ausgenutzt werden können. Im Jahr 2022 wurde beispielsweise der Baustoffhersteller Knauf Opfer eines Cyberangriffs. Nach eigenen Angaben waren Teile der IT-Systeme betroffen, was sich zeitweise auf Bestellungen und Lieferungen auswirkte.

Gleichzeitig bedeutet das nicht, dass digitale Bautagebücher grundsätzlich unsicher sind, im Gegenteil. Viele professionelle Anwendungen setzen heute auf verschlüsselte Speicherung, klare Zugriffsrechte und automatische Backups. Dadurch lässt sich die Dokumentation oft sogar zuverlässiger und nachvollziehbarer führen als mit Excel-Dateien oder handschriftlichen Notizen.

Wie lassen sich diese Risiken vorbeugen?     

- KI braucht klare Angaben

Dokumentierst du die Infos deiner Baustelle unvollständig oder unpräzise,  entstehen Informationslücken. Die KI versucht anschließend diese zu füllen, damit der Bericht vollständig ist. Anders als ein Mensch erkennt die KI keinen Kontext im klassischen Sinne, sie arbeitet mit Wahrscheinlichkeiten. Wird beispielsweise nur vermerkt „Fenster eingebaut“, ergänzt die KI unter Umständen, dass die Montage abgeschlossen sei, obwohl tatsächlich noch ein Mangel festgestellt wurde. Ohne präzise Angaben kann die automatische Zusammenfassung somit falsche Sicherheit vermitteln.

- Sicherheit als Fundament   

Auch bei digitalen Bautagebüchern lohnt es sich, grundlegende Aspekte wie Datenschutz und Datenspeicherung mitzudenken. Gerade für kleinere Bauunternehmen stehen dabei meist weniger spektakuläre Risiken im Vordergrund. Eher geht es darum, dass Einträge nicht verloren gehen, sauber dokumentiert bleiben und nur die richtigen Personen Zugang dazu haben. Funktionen wie automatische Backups, klare Benutzerrechte oder Exportmöglichkeiten können hier bereits einen großen Unterschied machen.

Für wen lohnt sich eine Bautagebuch App wirklich?

Eine Bautagebuch App kann für viele Bauprofis eine echte Erleichterung sein. Wenn du Architekt, Bauleiter oder Ingenieur bist, dann bist du verpflichtet, Bautagebücher zu führen. In dem Fall ist eine komplexe Komplettsuite Anwendung angebracht.

Ein KMU Bauunternehmer ist in der Regel nicht in jedem Fall gesetzlich verpflichtet, seine Baustelle präzise zu dokumentieren, sofern dies nicht vertraglich festgelegt wurde. Dennoch ist es empfehlenswert, denn die Dokumentation versichert dich und deckt vielleicht sogar Lücken in deinen Prozessen auf. Für KMU eignen sich Apps wie Compa oder 123erfasst. Die Anwendungen sind anfängerfreundlich und intuitiv gestaltet, während sie trotzdem die nötigsten Funktionen bieten.

Besonders Compa ist eine sehr interessante Anwendung, da sie mit Whatsapp und KI-Integration funktioniert. Nach Compas Angaben kannst du auf der Baustelle ganz leicht Sprach-, oder Textnachrichten, sowie Bilder an deinen KI Assistenten auf Whatsapp schicken, der dir daraus ein Bautagebuch bzw. einen Baustellenbericht erstellt.

Fazit

Eine Bautagebuch App zu nutzen hat deutliche Vorteile, nicht nur für Architekten oder Bauleiter, sondern auch für Bauunternehmer und KMUs. Digitale Lösungen helfen dir dabei, den Baufortschritt einfacher festzuhalten, Abläufe nachvollziehbar zu dokumentieren und im Alltag spürbar Zeit zu sparen.

Gerade kleinere Betriebe profitieren von Anwendungen, die schnell einzurichten und intuitiv bedienbar sind, ohne dass dafür eine komplexe Komplettsuite notwendig wird. Tools wie Compa oder 123erfasst zeigen, dass moderne Baustellendokumentation heute auch schlank, mobil und KI-gestützt funktionieren kann.

Wichtig ist dabei vor allem, die App passend zur eigenen Betriebsgröße und zum tatsächlichen Bedarf auszuwählen. Wer frühzeitig auf eine saubere und kontinuierliche Dokumentation setzt, schafft nicht nur mehr Ordnung auf der Baustelle, sondern auch langfristig mehr Sicherheit und Transparenz im Unternehmen.